Session 1.1: Control of Public Procurement

1.1 Context and Legal Innovations

The Cameroonian public procurement system has undergone several reforms aimed at improving preparation, award, execution, regulation, and control. The need to strengthen control is a priority to eradicate dysfunctions.

Innovations of Decree 2018/366 (Public Contracts Code):

  • The notion of control;
  • The control bodies (in award and execution);
  • The control procedures (in award and execution).

Mastering these innovations is a major determinant of system performance.

💡 Specific Learning Objectives

At the end of this session, the learner will be able to:

  • Ensure the control of public procurement award.

👥 Main Target Audience

All public procurement stakeholders, particularly the personnel of the Contracting Authority (MO).

📘 Guidelines for the Trainer

This session presents the different control bodies of a contract and the different control procedures of the contract.

Resources / Associated Knowledge / Topics Covered Suggestions for Educational Facilitation
  • General overview of public contracts control
  • The responsibilities of stakeholders in procurement control
  • Verification of the quality of a tender dossier (DCE)
  • Provide an activation exercise on the definition of the concept of procurement controls and all associated concepts (public expenditure, public investment, etc.)
  • Adopt an interrogative method (open, closed, oriented questions) to lead the learner to discover their knowledge themselves.
  • Use application methods for the appropriation of concepts and adherence to procedures.

Bibliographic and Documentary References

Articles 24, 25 to 41, 58.3, and 150 of the Public Contracts Code.

I. Responsibilities of Stakeholders in Procurement Control

The control of public procurement award is carried out at various stages of the contracting process by the following stakeholders, each concerning their mandate:

  1. The Authority in charge of Public Contracts ;
  2. The Ministry of Public Contracts ;
  3. The Body in charge of Public Contracts Regulation ;
  4. The Public Procurement Commissions ;
  5. The Central Public Contracts Control Commissions ;
  6. The Boards of Directors of public enterprises (for their own contracts).

a. The Authority in Charge of Public Contracts (MINMAP)

In accordance with Articles 50 and 190 of Decree No. 2018/366, the Authority is the Minister in charge of Public Contracts. He organizes and ensures the proper functioning of the system.

  • He pronounces sanctions against perpetrators of malpractice and disputes, as well as disagreements between public agents.
  • He can, as needed, self-refer to sanction a procedure.
  • He can carry out the follow-up and control of contracts awarded by public enterprises for the purpose of evaluating the quality of the award (cf. Article 107 of Decree 2018/355).

b. The Ministry of Public Contracts

All control responsibilities for contracts falling under the public contracts code and the common rules applicable to public enterprise contracts are exercised by the Ministry in charge of contracts.

c. The Body in Charge of Public Contracts Regulation

Role: Supervisor and facilitator of the system, it participates in procurement control via:

  • The technical opinions it formulates to the Committee in charge of examining appeals from bidders.
  • The exploitation of reports from Independent Observers for the a priori control of the award.
  • The exploitation of reports from the Independent Auditor responsible for carrying out the a posteriori audit of signed contracts.
  • The issuance of regulation acts of a corrective or didactic nature.

d. The Public Procurement Commissions (CPM)

Control of the quality of the award through:

  • The examination and issuance of technical opinions on draft tender dossiers and quotation requests.
  • The examination and adoption of scoring grids before the bid opening.
  • The adoption of analysis reports and the formulation of award proposals to MO/MOD.
  • The examination and issuance of a technical opinion on draft amendments and draft contracts awarded by mutual agreement.

e. The Central Public Contracts Control Commissions (CCCM)

Technical bodies responsible for the a priori control of public procurement procedures initiated by the MO/MOD, above specific threshold amounts:

Contract Nature Threshold (Greater than or equal)
Roadworks five (05) billion FCFA
Other infrastructure one (1) billion FCFA
Works, buildings, and collective equipment five hundred (500) million FCFA
General supplies two hundred fifty (250) million FCFA
Services and intellectual services one hundred (100) million FCFA

They issue an opinion on:

  • The tender dossiers examined by the CPMs;
  • The procurement procedure;
  • The award proposals from the CPMs validated by the MO/MOD;
  • The draft contracts awarded by mutual agreement and any draft amendments.
N.B.: Public enterprise contracts are not subject to the controls of the Central Public Contracts Control Commissions.

Control of Normal Public Procurement Procedures

The control of any procurement procedure must begin by verifying that the prerequisites set out in Articles 23 of Decree No. 2018/355 or those in SEQUENCE 2 of Decree No. 2018/366 have been met. These include:

  • The existence of preliminary studies (report, maturity visa);
  • The contract programming (programming journal published by MINMAP or procurement plan approved by the Board of Directors);
  • The availability of funding;
  • The availability of the site.

I. La Vérification du Respect de la Procédure de Lancement d’un DCE

a. Vérification du respect de la procédure pour un appel d’offres national/international ouvert

Éléments exigés Checklist du contrôleur
Quorum Le quorum est-il atteint (article 17) ?
Lettre de transmission Le MO a-t-il transmis le DCE en CPM ?
PV d’examen du DCE La commission a-t-elle examiné le dossier ?
Lettre de notification de l’avis de la CPM La CPM a-t-elle transmis son PV au MO ?
DCE corrigé Le MO a-t-il pris en compte les observations de la CPM ?
Lettre de transmission des réserves du MO En cas de désaccord sur les observations, le MO a-t-il retourné le DCE en commission dans les délais réglementaires ?
PV d’examen des réserves La CPM a-t-elle réexaminé le dossier du MO ?
Lettre de transmission du DCE Le MO a-t-il transmis le DCE en CCCMP ?
PV d’examen de la CCCMP La CCCMP a-t-elle examiné le dossier ?
Lettre de transmission de l’avis de la CCCMP La CCCMP a-t-elle transmis son PV au MO ?
DCE corrigé Le MO a-t-il pris en compte les observations de la CCCMP ?
Lettre de saisine l’ACMP/CA Les désaccords sont-ils gérés conformément à la réglementation ?
Preuve de publication L’extrait du journal de publication existe-t-il ?

b. Vérification du respect de la procédure pour un appel d’offres national/international restreint

En plus de la checklist du point a) ci-dessus, la checklist suivante doit être administrée :

Éléments exigés Checklist du contrôleur
Preuve de publication de l’AMI L’extrait du journal de publication existe-t-il ?
Délai de remise des manifestations Le délai de 15-21 (AONR) ou 21-30 (AOIR) jours est-il respecté ?
Rapport d’analyse Une sous-commission ou comité a-t-il évalué les offres ?
Preuve de publication la short liste a-t-elle été publiée avant le lancement de la publication (art 76) du Code des MP ?
Validité de la liste restreinte La durée entre la publication de l’AMI et celle de l’AAOR excède-t-elle 6 mois ?
Composition de la liste restreinte La liste restreinte comporte-t-elle au moins 03 candidats pour chaque lot ?
AAO de prestation intellectuelle n’ayant pas eu d’ASMI Le MO a-t-il obtenu au préalable une dérogation de l’Autorité chargée des Marchés Publics (art 78 (3)) ?

N.B. : d’autres cas de figure peuvent donner lieu à l’exemption de la préqualification par l’Autorité chargée des Marchés Publics (voir article 78 (3)).

c. La vérification de la qualité du contenu d’un DCE (check-points)

Les vérifications concernent tous les types d’Appels d’Offres (AONO, AOIO, AONR, AOIR, DC, DP).

i. Vérification de l’avis d’appel d’offres (AAO)
Checkpoints Checklist du contrôleur
Publication Le Maitre d’ouvrage a-t-il transmis l’AAO à l’ARMP dans les délais (art 19(3)) ?
A-t-il été publié dans un délai de 24h par ARMP dès réception ?
A-t-il été publié dans les deux langues ?
A-t-il été transmis à la Commission de Passation des Marchés dans un délais de 72 heures ?
Délais de remise des offres AONO/AONR : le délai de remise des offres est-il compris entre 25-50 jours et 20 jours pour le cas d’urgence ?
DC : le délai de remise des offres est-il de 20 jours ?
AOIO/AOIR : le délai de remise des offres est-il de 90 jours ?
Référence de l’Appel d’Offres. La référence respecte-t-elle la nomenclature suivante ? : N°_____/AO… /CPM/CCC… /MO ou MOD/ANNEE
Le Financement. Financement : la Source, année et l’imputation existent-elles ?
Les parts des différentes sources de financement sont-elles précisées le cas échéant ?
Allotissement. Les lots sont-ils distingués en fonction de leur localisation ? par leurs natures ? ou par autres critères objectifs ?
Participation La qualité des prestataires éligibles à qui s’adresse l’AO est-il précisé ?
Pour les AOR, la liste restreinte est-elle celle publiée ?
Le délai d’exécution ou de livraison Le délai d’exécution existe-t-il ? est-il compatible à la prestation concernée ?
Coût prévisionnel des prestations Le coût prévisionnel de chaque lot est-il mentionné ?
Consultation du DAO et dépôt des offres Le lieu de consultation et de dépôt des offres est-il précisé ?
Éclaircissement Les dispositions relatives aux demandes d’éclaircissements sont-elles précisées ?
Critères d’évaluation Les critères éliminatoires sont-ils objectifs ?
Le mode de notation est-il conforme à la nature de la prestation ?
Les critères d’évaluation du RPAO sont-ils harmonisés avec ceux de l’AAO ?
Existe-t-il un critère à la fois éliminatoire et essentiel ?
Achat du DCE Le coût d’achat du DAO si requis est-il conforme aux dispositions de l’Arrêté N°093/CAB/PM du 5 novembre 2002 ?
Le lieu de paiement des frais d’achat est-il indiqué pour le MO concerné ?
Remise et ouverture des offres L’écart entre l’heure locale limite de dépôt des offres et l’heure locale d’ouverture est-il d’une heure ?
Le mode d’ouverture est-il conforme à la nature des prestations ?
Le nombre de copies (numérique et/ou physique) des offres à remettre est-il précisé ?
Validité des offres Le délai pendant lequel les candidats restent engagés par leurs offres est-il précisé et conforme ?
Validité les pièces Est-il précisé que les pièces administratives doivent être datées d’au plus trois mois avant la date de remise des offres ou établies postérieurement à la date de signature de l’AAO ?
Caution de soumission. - La valeur de la caution pour chaque lot est-elle conforme à l’Arrêté N°093/CAB/PM du 5 novembre 2002) ?
- Le délai de validité de la caution est-il conforme à Art 90.4 du Code des Marchés Publics ?
Attribution Le mode d’attribution est-il conforme à la nature des prestations (moins-disant ou mieux-disant) ?
Le nombre maximum de lots attribuables Les conditions d’attribution de plus d’un lot sont-elles définies ?
L’ordre de préférence d’attribution, le cas échéant est-il demandé ?
Renseignements complémentaires L’identité et l’adresse des Services à contacter en cas de besoin est-il précisé ?
Corruption Les numéros verts du MINMAP/CONAC pour la lutte contre la corruption sont-ils précisés ?
ii. Vérification du règlement général de l’appel d’offres (RGAO) ou IS

Le RGAO correspond-il à celui du DAO type de la prestation concernée ?

iii. Vérification du règlement particulier de l’appel d’offres (RPAO) ou DPAO

En plus des checkpoints de l’AAO, les points suivants doivent faire l’objet de vérifications :

Checkpoints Checklist du contrôleur
Offres Les conditions de présentation des offres sont-ils détaillées ? (présentation des enveloppes et nombre de copies de l’offre)
Les listes des pièces administratives, techniques et financières à produire existent-elles ?
Pièces administratives Les pièces administratives demandées sont-elles conformes aux textes règlementaires ?
Y a-t-il une pièce administrative non requise demandée ?
Les montants des cautions et quittances d’achat sont-ils précisés ?
Le critère éliminatoire relatif aux pièces administratives est-il conforme au CMP ?
Évaluation des offres Les critères d’évaluation sont-ils pertinents et objectifs ?
Les sous-critères sont-ils objectifs, pertinents et compatibles avec la nature de la prestation et fonction de sa complexité ?
Les critères ne sont-ils ni discriminatoires, ni susceptibles de nuire aux principes d’équité ou contraires aux règles de concurrence ?
Tous les documents pertinents demandés dans l’offre font-ils l’objet d’un critère d’évaluation ou sous-critère ?
Y a-t-il harmonisation entre les critères du RPAO, ceux de l’AAO et ceux de la grille d’évaluation ?
Attribution Le mode d’attribution des marchés est-il conforme à la nature des prestations (art 99 du Code) ?
INCOTERMS Les INCOTERMS (International Commercial Terms) pour les approvisionnements internationaux sont-ils précisés et pertinents ? Le cas échéant.
Variantes Les variantes sont-elles admises ? Si oui les conditions de leur évaluation sont-elles définies ?
iv. Vérification du cahier des clauses administratives particulières (CCAP)
Checkpoints Checklist du contrôleur
Définitions et attributions S’assurer que le CCAP précise le chef de service de marché, l’ingénieur du marché, le maitre ‘œuvre le cas échéant, le contrôleur externe de l’exécution du marché.
La désignation de l’ingénieur doit être conforme au texte en vigueur.
Montant du marché. Les différentes taxes sont-elles prévues et conformes (TVA, IR/TSR, …) ?
Le marché est-il conclu TTC ?
Textes généraux applicables Entre autres la Loi des Finances ainsi que la Circulaire d’application de la loi des finances de l’exercice budgétaire en cours est-elle visée ?
Monnaie de paiement. La monnaie retenue pour le paiement des prestations est-elle compatible avec la source de financement ?
Le taux de change de la devise est-il préciser dans le marché le cas échéant ?
Lieu et mode de règlement (RIB). L’indication du compte bancaire en vue des paiements est-elle prévue ?
La banque indiquée est-elle agréée par le MINFI ?
Commission de suivi et de recette technique ou de réception Les différents membres habilités à prendre part aux commissions sont-ils cités ? y compris l’observateur du MINMAP
Révision et actualisation des prix La clause y relative existe-t-elle ? si oui est-elle compatible avec le délai de la prestation ?
La clause ne concerne-t-elle pas la révision et l’actualisation ? (Une clause de révision ne peut pas concerner les prix actualisés)
Sous-traitance. La sous-traitance est-elle prévue ? Si oui le pourcentage des prestations à susceptible d’être sous-traité est-il fixé ?
Les documents à produire par la sous-traitance supérieure à 10% sont-ils précisés dans le DAO (art 133 du CMP) ?
Cotraitance. Le CCAP précise-t-il si les groupements sont conjoints ou solidaires (Articles 135 et 136 du CMP) ?
Pour les groupements conjoints, les prestations (lots) à réaliser par chaque membre sont-elles précisées ?
Régie (Article. 5.ff et 148 alinéas 1 et 2 du Code des Marchés Publics). Le taux des prestations à exécuter en régie est-il prévu ? si oui est-il inférieur ou égal à 2% du montant TTC du marché ? (La mention NA/sans objet est équivalente au taux de 0%)
Modalités de résiliation. Les clauses relatives à la procédure de résiliation sont-elles clairement énumérées ? et sont conformes aux dispositions des articles 180, 182, 184 du Code des Marchés Publics, et des différents CCAG.
Clauses financières 1- Les taux d’avance de démarrage sont-elles conformes à l’article 160 du CMP ?
2- Le cautionnement à 100% de cette avance est-il prévu ?
Le montant du Cautionnement définitif est-il compris entre 2% et 5% du montant TTC du marché ou de la tranche concernée le cas échéant ? (art. 138 du Code des Marchés Publics)
Pour les prestations assorties d’une période de garantie (SPI exclus), la retenue y relative est-elle inférieure ou égale à 10% du montant TTC ; art. 138.3 du CMP
Maîtrise d’œuvre (Articles 5.k, 151.3 et 151.7 du CMP et Arrêté N° 401/A/MINMAP/CAB du 21 octobre 2019) Vérifier qu’une Maîtrise d’œuvre privée est prévue pour : - les marchés de travaux $\ge$ 250 millions ? - les marchés de fournitures $\ge$ 500 Millions ?
La Commission de suivi et de recette technique pour les marchés de prestations intellectuelles de montant $\ge$ 100 millions est-elle prévue ? (elle joue le rôle de Maîtrise d’œuvre)
Polices d’assurance. (Article 143 du CMP) Une police d’assurance de responsabilité civile, tous risques chantier le cas échéant est-elle prévue ?
Modalités de paiement Le visa préalable du MINMAP est-il exigé pour le décompte général et définitif et la dernière facture (lettre circulaire N°000010/LC/MINMAP/CAB du 22 septembre 2020) ?
Les modalités de paiement relatives aux groupements ou aux sous-traitants sont-elles clairement définies ?
Les décomptes prévus sont-ils en cohérence avec les livrables attendus ?
Notification des OS Les dispositions usuelles de notification des OS sont-elles prévues ?
L’OS de démarrage prend-elle effet à compter de la date de notification ?
Pénalités. Les pénalités de retard et spécifiques sont-elles prévues et conformes ?
Gestion des litiges et différends. Les dispositions usuelles sont-elles prévues ? / Les dispositions relatives aux règlements des litiges sont-elles prévues ?
Cas de force majeure Les dispositions usuelles sont-elles prévues ?
Timbre et enregistrement Les dispositions usuelles sont-elles prévues (7 exemplaires) ? / L’enregistrement est-il prévu par tranche notifiée ?
v. Vérification du cahier des clauses techniques particulières (CCTP)
Checkpoints Checklist du contrôleur
Consistance des travaux L’objet des travaux et le lieu sont-ils cohérents avec l’AAO, le RPAO et le CCAP ?
La description des travaux est-elle faite ?
Spécifications techniques des différents corps d’État. - Existent-ils ?
- Sont-ils en adéquation avec l’objet des travaux ?
- Les normes et procédés d’exécutions sont-ils prévus ?
vi. Le Descriptif de la fourniture
Checkpoints Checklist du contrôleur
Consistance de la fourniture L’objet des fournitures et le lieu de livraison sont-ils cohérents avec l’AAO, le RPAO et le CCAP ?
Marque La marque n’est pas précisée ?
Spécifications techniques. - Les spécifications techniques sont-elles précisées ?
- Sont-elles en adéquation avec l’objet des fournitures ?
- Les normes et procédés d’exécutions sont-ils prévus ?
- Les conditions de Service après-vente (SAV) sont-elles précisées, le cas échéant ?
INCOTERMS Les INCOTERMS (International Commercial Terms) pour les approvisionnements internationaux sont-ils précisés et pertinents ? le cas échéant.
vii. Les Termes de Références (TDR)
Checkpoints Checklist du contrôleur
Consistance de la prestation L’objet des prestations, le lieu et le délai d’exécution sont-ils cohérents avec l’AAO, le RPAO et le CCAP ?
La description des tâches à réaliser est-elle faite ?
Profil du personnel clé - Y a-t-il adéquation entre la qualification et la quantité des experts prévus ?
- Les profils demandés sont-ils en adéquation avec le corps de métier de la prestation ?
- Y a-t-il cohérence entre les temps de mobilisation des différents experts, la consistance des prestations et le délai d’exécution ?
- Les diplômes et les CV datés, et signés par chaque expert et par l’entreprise/BET sont-ils requis ?
Les livrables. Les différents rapports à produire sont-ils précisés ? (Nature et nombre à fournir) en français ou/et en anglais
Le planning de production des rapports est-il prévu ?
Les modalités de rémunération des livrables sont-elles prévues ?
Les moyens matériels. La liste du matériel et les nombres respectifs sont-ils précisés ?
Y a-t-il adéquation entre le matériel demandé et l’objet de la prestation ?
viii. Vérification du cadre du bordereau des prix unitaires (CBPU)
Checkpoints Checklist du contrôleur
Les numéros des prix. Sont-ils cohérents avec ceux du Cadre du Devis Quantitatif et du Cadre du sous-détail des prix ?
Unité des prix. les unités des prix sont-elles précisées et cohérentes avec la désignation du prix ?
Désignation du prix. la description de chaque prix est-elle faite ? est-elle pertinente ?
la description du prix est-elle conforme au mode d’exécution de la prestation concernée dans le CCTP/TDR/DF ?
n’y a-t-il pas double emploi dans les prix ?
Toutes les activités/tâches font-elles explicitement ou implicitement l’objet d’un prix ?
Indication des prix. S’assurer qu’il est prévu l’indication des prix en « chiffres » et en « lettres ».
ix. Vérification du cadre du devis quantitatif et estimatif (CDQE)
Checkpoints Checklist du contrôleur
Les prix Les numéros, les unités et les prix unitaires correspondent-ils à ceux du CBPU ?
Toutes les tâches attendues dans les CCTP/DF/TDR ont-ils fait implicitement ou explicitement l’objet d’un prix ?
Quantités Sont-elles les mêmes que celles prévues dans les études préalables ?
Sont-elles cohérentes avec l’objet de la mission et avec le délai d’exécution le cas échéant ?
Taxes (IR, TSR, TVA) Les taux des taxes appliquées sont-ils réglementaires au moment de la signature du contrat ?
Marchés à tranches Existe-t-il des devis et des délais correspondant à chaque tranche ? Appellent-t-ils des observations ?
x. Vérification des cadres du sous-détail des prix, de décomposition des prix forfaitaires ou de ventilation des prix
Checkpoints Checklist du contrôleur
Les prix Le modèle existe-t-il ?
Les rubriques des sous-détails sont-elles énumérées ?
Ces rubriques sont-elles en adéquation avec la prestation ?
xi. Vérification de la cohérence globale des dispositions des différentes pièces du projet de DCE
Checkpoints Checklist du contrôleur
Cohérence globale Toutes les pièces annoncées dans le sommaire figurent-elles dans le document ?
Tous les modèles et formulaires visés dans le RPAO figurent-ils dans le document ?
La liste des établissements bancaires et financiers agrées est-elle celle en vigueur ?
DCE et PV d’examen Les observations de la commission ont-elles été prises en compte ?
DCE et PV de contrôle Les observations de la CCCMP ont-elles été prises en compte ?
Acte de régulation Le DCE publié avait-il été régulé ? Si oui le MO s’est-il conformé à l’acte de régulation ?
Last modified: Sunday, 4 January 2026, 11:24 AM