I. LE CONTRÔLE EXTERNE DE L’EXÉCUTION EXERCÉ PAR LE MINMAP

I.1 LE RÔLE DU CONTRÔLE

Le contrôle joue un rôle de surveillance, de détection, de dissuasion et de prévoyance.

• • La surveillance : La surveillance réalisée dans le cadre du contrôle externe de l’exécution des marchés publics permet d’établir que les prestations sont exécutées conformément aux clauses contractuelles, à la règlementation en vigueur et aux règles de l’art.
• • La détection : Le contrôle est intrinsèquement une démarche d’examen et de diagnostic des manquements, des défauts des malfaçons, bref, tous les écarts de conformités qui affectent le procédé ou le livrable, pour en administrer en temps utile, les palliatifs appropriés.
• • La dissuasion : Le contrôle dans les marchés publics a également vocation à dissuader, non seulement par son souci de lutte contre toute fraude dans l’exécution physico-financière des marchés publics, mais également par ses conséquences induites en ce qu’il contribue à la répression des acteurs impliqués.
• • La prévoyance : La capacité du contrôle à prévenir les disfonctionnements ou les catastrophes éventuelles devrait également être soulignée. En effet, le contrôle permet d’anticiper sur les risques d’incidents pouvant nécessiter des corrections et ajustements appropriés sur les livrables.

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II.1 RAPPEL DU CONTENU DU CONTRÔLE DU MINMAP

Le contrôle du MINMAP est régi par le décret N°2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics (article 47) et du décret n° 2018/355 du 12 juin 2018 fixant les règles communes applicables aux marchés des entreprises publiques (article 19). Le MINMAP est ainsi l’organisme chargé du contrôle externe de l’exécution des marchés publics. À ce titre, il :

• est compétent pour le contrôle sur le terrain de l’exécution des marchés publics en cours de réalisation ou de démarrage qu’il s’agisse des approvisionnements, études, audits, maîtrises d’œuvre complètes ou partielles de routes, des bâtiments ou équipements collectifs et autres projets structurants, tel que prévu par les dispositions sus-évoquées ;
• procède, avec le concours de ses services compétents, à des contrôles inopinés des marchés en cours d’exécution, en vue notamment de s’assurer de l’effectivité et de la qualité de la réalisation des travaux, de la pertinence des études et de la conformité des livraisons de la commande publique conformément aux clauses du marché et des règles de l’art. Lesdits services constatent les infractions et établissent les procès-verbaux de constats, le cas échéant, en vue de les faire réparer ou sanctionner par les autorités compétentes ;
• effectue des contrôles à posteriori pour analyser le comportement des ouvrages ou des fournitures sous garantie ;
• vérifie après la signature du marché, son adéquation avec le dossier d’appel d’offres, la décision d’attribution et l’offre du cocontractant retenu ;
• vérifie a postériori, sur la base de tous les décomptes dont il reçoit copie, l’adéquation entre les prestations facturées, les paiements effectués et les prestations réalisées ;
• signale au Chef de service, à l’Ingénieur du marché et/ou au Maître d’œuvre, les cas de manquements observés dans l’exécution des marchés ;
• assiste, en qualité d’observateur, aux recettes techniques et réceptions des prestations ;
• reçoit une copie des décomptes provisoires et vise le décompte définitif pour les marchés de travaux ou la dernière facture pour les autres type de prestation ;
• contribue à l’alimentation de la banque de données sur les marchés publics ;
• signale, le cas échéant, à l’organisme chargé de la régulation des marchés publics, les lacunes des acteurs des marchés publics, nécessitant un renforcement des capacités ;
• élabore des rapports semestriel et annuel sur la situation générale de l’exécution des marchés publics.

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III.1 CHAMP D’APPLICATION DU CONTRÔLE DU MINMAP

Le contrôle au sens du présent document concerne tous les marchés publics tels que défini par les articles 47 du décret 2018/366 du 20 juin 2018 portant Code des Marchés Publics et 19 du décret 2018/355 du 12 juin 2018 fixant les règles communes applicables aux marchés des entreprises publiques. Il s’agit des lettres commandes, des marchés et des délégations de service public.

Avec le code des marchés publics, la typologie des marchés publics a été enrichie tout en précisant la définition des différents types qui existaient déjà. On a désormais (1) :

En plus, il existe d’autres types des marchés (2) comprenant :

• Les marchés de conception-réalisation ;
• Les accords-cadres ;
• Les marchés pluriannuels et à tranches ;
• Les marchés réservés ;
• Les marchés spéciaux * ;
• Les marchés des assurances ;
• Les marchés des travaux en régie.

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IV.1 LE PROCESSUS DE CONTRÔLE D’UN MARCHÉ PUBLIC AU MINMAP

Le processus de contrôle d’un marché public au MINMAP se décline en quatre principales étapes que sont : la planification/programmation, le contrôle sur pièces, le contrôle sur le terrain et le suivi des recommandations.

II. PLANIFICATION / PROGRAMMATION

La planification/programmation est un outil opérationnel qui permet à l’organe de contrôle et au Contrôleur de situer le cap, d’élaborer les objectifs et indicateurs de performance, et d’encadrer les moyens à déployer pour atteindre les résultats escomptés. Cette activité doit intervenir en début de période et reposer sur l’évaluation de la période précédente. Qu’il s’agisse d’un Contrôleur ou d’une Brigade de Contrôle, la planification est indispensable pour assurer la performance de l’activité ou du programme « Contrôle des marchés publics ».

Établir un programme annuel ou périodique réaliste de contrôle des marchés publics relevant de la compétence de la Brigade de Contrôle.

Méthodologie

Elle consiste à :

• L’évaluation du programme antérieur ;
• L’analyse de la situation (nouvelles opportunités, menaces) ;
• L’exploitation de la programmation des marchés publics de l’exercice (Recensement et identification des marchés signés) ;
• L’exploitation des plans de charge des différents contrôleurs ;
• La prise en compte des instructions de la hiérarchie, en termes de missions spécifiques ou inopinées ;
• L’élaboration et ajustement éventuel du programme de contrôle.

Résultats attendus

• Le portefeuille des marchés à contrôler est mis à jour ;
• Le programme de contrôle y relatif est élaboré.

Outils

Afin d’atteindre les résultats, l’on devra utiliser les outils ci-après :

• Journal des projets de l’année considérée ;
• Listing des marchés signés ;
• Situation de la passation des marchés publics ;
• Programmes de contrôle des marchés de la période antérieure ;
• Décomptes traités au cours de la période (visés ou rejetés) ;
• Liasse des documents de gestion des marchés reçus (Marché signé et enregistré, Ordre de service de démarrage des prestations dûment notifié, cautions, polices d’assurance, avenants, etc.).

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II.1 CONTRÔLE SUR PIECES

a) Collecte de la liasse documentaire

Pour chaque marché, le Contrôleur doit procéder à la collecte systématique de tous les documents de passation, de gestion et d’exécution des marchés relevant de son portefeuille.

i. Méthodologie

• Saisine des Maîtres d’Ouvrages, Maître d’œuvre, Autorités Contractantes et cocontractants pour la mise à disposition de tous les documents afférents au marché concerné ;
• Exploitation des informations contenues dans les documents d’exécution du marché ;
• Exploitation des informations tirées des lois et règlements ;
• Saisine des Maîtres d’ouvrage, Maîtres d’ouvrage Délégué, Chef de Service du marché et Ingénieur du marché pour les manquements constatés à l’issue de l’exploitation des documents, le cas échéant ;

ii. Outils

Listing des marchés passés, journal des projets élaboré par le MINEPAT, programmation des marchés, etc.

iii. Documents attendus

Tous les documents permettant la compréhension du marché sont collectés et exploités :

ü Documents de passation des marchés :

• DAO; CCTP; TDR; Cahier des Spécifications Techniques ; Offres techniques ; Offres financières.

ü Documents d’exécution du marché :

• Marché et avenants éventuels enregistrés ; Ordre de service de démarrage des prestations dûment notifié ; Ordres de service établis pendant l’exécution du marché, le cas échéant ; Cautions et polices d’assurance ; Programme d’exécution approuvé ; Projet d’exécution approuvé ; Programme d’actions approuvé ; Calendrier de livraison approuvé ; Plan d’assurance qualité approuvé ; Plan de gestion environnementale approuvé ; Rapports d’activités, décomptes ; Procès-verbaux d’installation des chantiers ; Justificatifs des débours ; Tout autre document prévu au contrat.

b) Exploitation des documents

i. Méthodologie

• S’assurer de l’exhaustivité des documents listés ci-dessus ;
• Effectuer la relecture et s’approprier le marché ;
• Vérifier la conformité des documents contractuels ;
• Vérifier auprès des organismes émetteurs des cautions et polices d’assurance (Banques et compagnies d’assurance) leur authenticité ;
• Examiner les documents produits par rapport aux exigences du marché ;
• Vérifier le personnel mobilisé par rapport au marché et à l’offre ;
• Vérifier le matériel mobilisé par rapport au marché et à l’offre ;
• Vérifier les résultats des essais et épreuves techniques prévus en conformité avec les exigences du CCTP ;
• Vérifier la qualité des signataires ;
• Vérifier les délais d’exécution.

ii. Outils

• Liasse documentaire du marché ;
• Copies des décomptes ou factures transmis pour le contrôle ;
• Décompte général et définitif ou dernière facture pour contrôle et visa préalable ;
• Textes réglementaires en vigueur.

iii. Résultats attendus

• Les documents de contrôle listés ci-dessus sont disponibles ;
• Les éventuelles incohérences du marché sont relevées ;
• Les éventuelles non-conformités des documents contractuels sont relevées ;
• Les cautions et polices d’assurance (banques et compagnies d’assurance) sont acceptées ou rejetées ;
• Les écarts par rapport aux exigences du marché sont appréciés ;
• Les résultats des essais et épreuves techniques réalisés sont acceptés ou rejetés ;
• Le document signé est accepté ou rejeté ;
• Les pénalités de retard ou spécifiques éventuelles sont appliquées.

Ces précédentes étapes étant remplies qui ont été de planifier/programmer le contrôle des projets qui feront l’objet d’un contrôle de l’effectivité, de la qualité et de la conformité des prestations à partir du portefeuille des projets, dérouler le contrôle sur pièces, dès lors le contrôle sur le terrain peut se déployer.

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II.2 CONTRÔLE SUR LE TERRAIN

a) Élaboration des Termes de Référence (TDR) de la mission de terrain en vue du contrôle

i. Rédaction des Termes de Référence

- Contexte et justification
- Objectifs
- Résultats attendus
- Méthodologie
- Déroulement de la Mission proprement dite
- Ressources (matérielles, logistiques, financières, …).

ii. Outils

• Liasse documentaire du marché ;
• Instructions et orientations de la hiérarchie ;
• Décomptes transmis pour visa préalable ;
• Textes réglementaires en vigueur.

b) Descente sur le terrain